На сьогодні не секрет, що ведення записів на паперових носіях - не найкраще рішення. Це несе за собою багато ризиків, збільшить час обробки внесених даних, а пошук необхідної інформації взагалі може перетворитися на справжній квест. важко - це зберігання паперових записів та їх систематизація фізично займає багато місць.
Прийнявши рішення на використання електронних носіїв, перш за все, власники бізнесу задають собі питання: звернути доступні та більш звичні таблиці Excel чи досягнути системи CRM? Для того, щоб зробити правильний вибір та зрозуміти , яке рішення підходить саме вам - потрібно розібратися у тому, для чого взагалі призначені обидва інструменти, їх недоліки та переваги – тому спробуємо покроково з цим розібратися.
Основне призначення Excel та CRM
Microsoft Excel – це програма для роботи з даними в електронних таблицях. також – для проведення економіко-статистичних розрахунків. На сьогоднішній день є один із найпопулярніших додатків у світі.
CRM системи (Customer Relationship Management) – загальне поняття. Це системи, призначені для управління взаємовідносинами з клієнтами, зберігання інформації про клієнтів та націлені на підвищення якості обслуговування. потім, кінцева мета CRM — покращити відносини з клієнтами, збільшити утримання клієнтів і стимулювати зростання продажів.
Незалежно від того, я полюбив Excel, у всіх цей інструмент є ряд недоліків:
- 🔴 Безпека даних. Одним із найсуттєвіших недоліків є те - що менеджери можуть забрати всю базу чи видалити її.
- 🔴 Помилки в обробці даних. Excel може бути іншим до помилок в обробці даних, особливо, якщо використовувати складний аркуш з багатьма формулами та посиланнями).
- 🔴 Відсутність спільного доступу до даних. Excel складно використовувати для спільної роботи з даними, особливо якщо кілька людей працюють з одним файлом.
- 🔴 Загальнодоступність. Функціональний не забезпечує налаштування рівня доступу до інформації, відповідно можна обмежити лише редагування прав, а інформація доступна всім.
- 🔴 Відсутність автоматизації. Excel не завжди може автоматизувати рутинні процеси та завдання, що може знизити продуктивність та збільшити час виконання завдань. При використанні процесу таблиця стає схожою на “пекло”.
CRM-системи також не ідеальні. Розглянемо недоліки використання програмного забезпечення:
- 🔴 Вартість. Багатофункціональні версії CRM мають досить високу, хоч і продуктивність, вартість. З іншої сторони, якщо перед вами не стоїть задача автоматизації великої компанії з кількома відділами – можна знайти варіанти з дуже доступною ціновою політикою, яких зараз досить мало.
- 🔴 Звикання до нового інструменту. У цьому випадку переваги для Excel – вони більш звичні оку, адже широко застосовуються. Перейти на нову логіку і новий інтерфейс може бути важко, нерідко таке нововведення викликає активний спротив персоналу.
- 🔴 Треба вчитися. Впроваджуючи новий інструмент трохи постаратися і додати достатньо часу, щоб навчитися правильно вносити початкові дані. Адже саме від правильності даних залежить кінцевий результат аналітики та роботи загалом.
Переваги Excel та CRM системи
Однією з переваг Excel можна виділити доступність інструменту. Якщо ця програма підходить до Microsoft Office – це дозволяє почати роботу без додаткової реєстрації та завантажити додатки з будь-якого пристрою.
Також серед переваг можемо відзначити:
- 🟢 Легкість у вивченні, хоча базові навички можна отримати в межах шкільної програми.
- 🟢 Сумісність зі сторонніми сервісами (це не про інтеграцію) – глобальна програма для роботи з електронними таблицями, яка підтримує імпорт аркушів Excel у власні формати та експорт власних електронних таблиць, як файлів Excelтак.
- 🟢 Excel майже миттєво скорочує числа, виробляючи пакетні обчислення просто простіше, ніж самостійно розбираючись із калькулятором. Необхідно від вашого розуміння та навички роботи з Excel, формули та рівняння використовуються для швидкого обчислення як простих, таких і складних рівнів з використанням великих обсягів даних.
CRM-система фактично по собі в багатьох різноманітних функціях, які можна налаштувати , залежно від потреб бізнесу. Також, у вас просто безліч переваг, виділяємо основні з них:
- 🟢 Швидкість роботи – велика кількість внесених даних не впливає на роботу CRM-системи.
- 🟢 CRM-система вміє формувати події та відправляти sms-нагадування про них. Усі завдання, пов’язані з клієнтом, фіксуються в системі – відповідно система може нагадати менеджеру про дзвінок, заплановану подію чи сформувати потрібний документ.
- 🟢 Багатофункціональність CRM-системи, коли й зовсім складно осігнуті. Просунуті CRM можуть керувати всіма складовими бізнесами - проектами, персоналом, обліком клієнтів, комунікаціями, фінансами, документообігом, часом, сайтом, розсилками та ін. кошти обслуговування кожного з них. Вона може створювати шаблони, формувати документи на основі внесених даних, інтегруватися з обладнанням, іншими сервісами та багато іншого.
Який можна зробити висновок? Хоч електронні таблиці і використовують для ведення клієнтської бази – це швидше інструмент для розрахунків та зведення даних. У той час як системи CRM розроблялися саме для обробки клієнтських карток, аналізу баз та полегшення менеджерської роботи з клієнтами. Звісно, вибір за вами. Але якщо існує спеціалізований інструмент – чи розумно його ігнорувати?
